Präsentationen mit KI erstellen: von der Kernbotschaft zur Freigabe

1. Ziel, Publikum und Entscheidung festlegen

Schreiben Sie vor dem ersten Prompt einen Satz auf: „Nach der Präsentation soll das Publikum …“ Im Übungsfall lautet das Ziel, die Vorbereitung eines begrenzten Pilotprojekts freizugeben. Es geht noch nicht um den flächendeckenden Einsatz. Diese Unterscheidung verhindert, dass die Folien mehr versprechen, als tatsächlich entschieden werden soll. Beschreiben Sie außerdem das Publikum: Welche Vorkenntnisse sind vorhanden, welche Fragen sind wahrscheinlich und wie viel Zeit steht zur Verfügung? Eine Geschäftsführung benötigt eine andere Gewichtung als ein Anwenderteam. Lassen Sie die KI Ihre Zielbeschreibung hinterfragen, bevor sie eine Folienfolge erzeugt. So erkennen Sie fehlende Voraussetzungen früh.

• Prüfe dieses Präsentationsziel: Freigabe der Vorbereitung eines begrenzten KI-Pilotprojekts im Kundenservice. Zielgruppe: Geschäftsführung. Stelle fünf Rückfragen zu Entscheidungsumfang, offenen Voraussetzungen und möglichen Einwänden. Erfinde keine Unternehmensdaten.

2. Ein freigegebenes Quellenpaket zusammenstellen

Sammeln Sie die Informationen, die tatsächlich verwendet werden dürfen: Aufgabenbeschreibung, beobachtete Probleme, interne Anforderungen und offene Fragen. Kennzeichnen Sie den Status jeder Aussage. Eine geprüfte Beobachtung ist etwas anderes als eine Erwartung oder eine noch zu testende Hypothese. Laden Sie keine vertraulichen Planungen, personenbezogenen Kundenvorgänge oder internen Kennzahlen in ein nicht freigegebenes Werkzeug. Prüfen Sie mit den zuständigen Stellen Datenarten, Verarbeitungszweck, Zugriffe und erforderliche Vereinbarungen. Für den Entwurf genügen oft abstrahierte Stichpunkte. Platzhalter und das Entfernen von Namen reichen nicht immer zur Anonymisierung. Auch Kombinationen aus Projekt, Standort und Funktion können Personen oder vertrauliche Zusammenhänge erkennen lassen.

3. Eine Storyline statt einer Themensammlung entwickeln

Eine hilfreiche Reihenfolge führt vom Problem über die mögliche Vorgehensweise zur Entscheidung. Im Beispiel könnte sie lauten: heutiger Ablauf, geeignete Teilaufgabe, begrenzter Pilotumfang, Voraussetzungen, Prüfkriterien und beantragter nächster Schritt. Jede Folie beantwortet eine konkrete Frage des Publikums. Fordern Sie Aussagetitel statt bloßer Schlagworte. „Datenschutz“ benennt nur ein Thema. „Der Pilot startet erst nach Freigabe des Datenrahmens“ vermittelt bereits die Kernaussage. Prüfen Sie allerdings, ob dieser Satz als vorgeschlagene Bedingung oder als bestehende Regel zu verstehen ist. Die KI darf aus einem Vorschlag keinen bereits beschlossenen Unternehmensprozess machen.

• Entwirf eine Storyline mit sechs Folien für eine kurze Entscheidungsvorlage. Ziel: Vorbereitung eines KI-Pilotprojekts im Kundenservice freigeben. Verwende Problem, Teilaufgabe, Pilotumfang, Voraussetzungen, Prüfkriterien und Entscheidung. Pro Folie: Aussagetitel, Leitfrage und höchstens drei Stichpunkte.
• Kennzeichne in der Storyline jede Annahme und jede vorgeschlagene Bedingung. Ergänze keine Einsparzahlen, Kundenbeispiele oder bereits gefassten Beschlüsse.

4. Folientexte und Sprechernotizen getrennt schreiben

Folien sollen Orientierung geben, nicht den gesamten Vortrag abbilden. Lassen Sie pro Folie eine Kernaussage und wenige kurze Stichpunkte formulieren. Ausführliche Erläuterungen gehören in die Sprechernotizen. So bleibt die Präsentation lesbar, ohne dass wichtige Einschränkungen verschwinden. Eine Beispielfolie könnte den Titel „Der Pilot soll eine klar begrenzte Aufgabe prüfen“ tragen. Die Stichpunkte nennen dann eine ausgewählte Anfrageart, menschliche Freigabe und eine spätere Auswertung. Die Notizen erläutern, dass dies ein vorgeschlagener Versuchsrahmen ist. Lassen Sie die KI anschließend prüfen, ob Folientitel und Notizen denselben Status ausdrücken. Die fachliche Entscheidung über den Inhalt treffen weiterhin Sie.

• Formuliere Folie 3 aus der freigegebenen Storyline. Schreibe einen Aussagetitel, drei kurze Stichpunkte und separate Sprechernotizen. Verwende nur diese Inhalte: [FREIGEGEBENE INHALTE]. Fehlende Angaben erscheinen als [OFFEN].
• Kürze den Folientext, ohne Bedingungen, Unsicherheiten oder Einschränkungen zu entfernen. Liste anschließend auf, welche Aussagen du gekürzt hast.

5. Visualisierung und Corporate Design bewusst wählen

Fragen Sie zunächst, welche Darstellung eine Aussage verständlicher macht. Ein einfacher Ablauf kann für einen Pilotprozess geeigneter sein als ein dekoratives KI-Bild. Ein Vergleich eignet sich für zwei Vorgehensweisen, eine Checkliste für Startbedingungen. Ein Diagramm benötigt belastbare Zahlen; ohne Daten bleibt es ein klar bezeichnetes Schema. Übertragen Sie Inhalte in die freigegebene Unternehmensvorlage und prüfen Sie Schriften, Farben, Kontraste und Lesereihenfolge. KI-Funktionen in Präsentationsprogrammen können unterstützen, sofern Lizenz und Konfiguration passen. Sie garantieren aber weder korrektes Corporate Design noch Barrierearmut. Bei generierten Bildern prüfen Sie Nutzungsbedingungen, mögliche Rechte Dritter und erforderliche Transparenz. Verwenden Sie keine künstlichen Darstellungen als vermeintliche Dokumentation echter Ereignisse.

• Schlage für jede Folie eine einfache Visualisierung vor. Bevorzuge Abläufe, Vergleiche oder Checklisten. Wo Daten fehlen, schlage kein quantitatives Diagramm vor. Erkläre kurz, welche Aussage die Darstellung unterstützt.

6. Fakten prüfen und den Vortrag proben

Führen Sie eine Folienprüfung durch: Welche Aussage hat welche Quelle? Welche Angaben sind nur Annahmen? Sind Zitate nachweisbar und im richtigen Zusammenhang verwendet? Wenn keine gemessenen Einsparungen vorliegen, formulieren Sie eine Prüfaufgabe statt eines Erfolgsversprechens. Auch kleine Fußnoten dürfen keine unbelegten Zahlen enthalten. Proben Sie anschließend laut. Prüfen Sie, ob die Präsentation in die verfügbare Zeit passt und ob der gewünschte Beschluss am Ende eindeutig ist. Lassen Sie sich kritische Fragen vorschlagen, etwa zu Datenzugriff, Verantwortung und Abbruchbedingungen. Antworten, die Sie noch nicht geben können, gehören auf eine offene Liste. Eine überzeugende Präsentation darf Unsicherheit transparent benennen, statt sie sprachlich zu überdecken.

• Übernimm die Perspektive einer skeptischen Geschäftsführung. Stelle Fragen zu dieser Entscheidungsvorlage: [BEREINIGTER ENTWURF]. Trenne Fragen zu Fakten, Risiken und Zuständigkeiten. Beantworte offene Punkte nicht selbst.
• Prüfe jede Folie auf unbelegte Behauptungen. Ordne Aussagen als belegt, vorgeschlagen oder offen ein. Verlange für Zahlen eine Quelle; erfinde keine Nachweise.

Die passende Schulung für KI-gestützte Präsentationen

Eine Schulung zum Einsatz von ChatGPT im Unternehmen ist passend, wenn Ihr Team Storylines, Folientexte und Prüfabläufe an eigenen Aufgaben entwickeln möchte. JobTalentz aus Osnabrück verbindet verständliche Grundlagen mit praktischen Übungen. Trainer Rogee Wildung ist MMAI®-zertifiziert und schult seit 2022. Als Vorbereitung eignen sich eine freigegebene Präsentationsvorlage, ein bereinigtes Thema und ein konkretes Entscheidungsziel. So steht nicht das automatische Füllen von Folien im Mittelpunkt, sondern eine nachvollziehbare Präsentation, deren Inhalte Sie selbst vertreten können.